Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan ( tugas pribadi softskill )

A.ABSTRAKSI

Dalam pendekatan sistem diterapkan untuk menghadapi masalah dalam perkembangan sistem dan hal ini dinamakan siklus hidup perkembangan sistem. Pengembangan sistem sangat mahal, baik yang berkaitan dengan uang maupun waktu. Oleh karena itu, proses harus dikelola dengan baik. Para eksekutif tingkat tinggi perusahaan memberikan pendapat dan pandangannya bahkan berpartisipasi bersama steering committee (komite pengendali) yang mengawasi dan mengendalikan berlangsungnya proyek. Setiap proyek dikelola oleh seorang pemimipin proyek. Beberapa sarana yang digunakan untuk menunjang manajemen proyek, seperti laporan memungkinkan para eksekutif, manajer, dan pengembang memastikan proyek berjalan sesuai dengan yang di inginkan.

B.PENDAHULUAN

Baik para manajer dan pengembang sistem dapat menerapkan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah. Pendekatan ini terdiri dari tiga fase persiapan, fase definisi, dan fase solusi. Di dalam setiap fase terdapat suatu urutan langkah-langkah. Upaya persiapan terdiri dari mengamati perusahaan sebagai sistem, mengenali sistem lingkungan, dan mengidentifikasi subsistem perusahaan tersebut. Upaya definisi meliputi pengalihan dari suatu sistem ke subsistem dan menganalisasi komponen sistem dalam suatu urutan tertentu. Upaya solusi melibatkan identifikasi solusi alternatif, mengevaluasi solusi alternatif, dan memiih satu yang terbaik. Kemudian solusi di implementasikan dan dilanjutkan dengan tindakan untuk memastikan bahwa masalah dapat dipecahkan.

Pada pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dijelaskan bahwa betapa pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Dan betapa pentingnya pula bahwa dalam pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Serta pada tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem itu  bahwasannya manajer mengidentifikasi berbagai cara untuk memecahkan permasalahan yang sama adalah dengan upaya persiapan, definisi, dan solusi. Dan pada faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah adalah dari gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

C.PEMBAHASAN

PENDEKATAN.SISTEM  
Proses-proses pemecahan masalah secara sistematis pertama kali dikembangkan oleh John Dewey, professor filsafat di University of Columbia sekitar satu abad yang lalu. Pada 1910, John Dewey menerbitkan bukunya yang mengidentifikasikan tiga seri pertimbangan yang perlu dilibatkan untuk memutuskan suatu kontroversi atau masalah yang mengundang perbedaan pendapat, Pertimbangan tersebut adalah :

1.  Mengenali kontroversi
2.  Mempertimbangkan berbagai alternatif pendapat
3.  Membentuk penilaian

Dewey tidak menggunakan istilah “pendekatan sistem” , tetapi ia mengenali tahapan-tahapan yang selalu ada dalam proses pemecahan masalah. Dimulai dengan munculnya masalah, kemudian mempertimbangkan berbagai cara alternatif untuk memecahkannya, dan akhirnya memilih solusi yang terbaik. Selama bertahun-tahun, kerangka kerja Dewey tidak dimanfaatkan, tetapi akhir 1960 dan awal 1970 ketertarikan terhadap pemecahan masalah secara sistematis semakin kuat. Kerangka kerja ini kemudian menjadi pendekatan sistem (system approach), yaitu sistem urutan pemecahan masalah dengan langkah pertama masalah dipahami terlebih dahulu, langkah kedua mempertimbangkan berbagai solusi alternatif, dan langkah ketiga memilih solusi terbaik.

PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
- Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.
- Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
- Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
- Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
- Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
- Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
- Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.
Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala, yaitu :
1. Kendala intern dapat berupa SD yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
STRUKTUR MASALAH
1. Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
- Usaha persiapan : mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi : mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi : mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah, diantaranya yaitu :  
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah), diantaranya yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
• Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar,  dalam hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah, diantaranya yaitu :
- Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
• Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dapat menunjukkan salah satu dari 2 gaya yang mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia, diantaranya yaitu :
1. Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
2. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
• Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah, diantaranya yaitu :
- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

D. KESIMPULAN

Dalam pendekatan sistem pasti ada upaya-upaya yang dapat menganalisasi komponen-komponen tertentu, yaitu berupa tahapan-tahapan pemecahan masalah yang dapat mengidentifikasi pada orientasi sistem. Dan akhirnya mendapatkan solusi yang terbaik. Disamping itu, terdapat pula faktor manusia yang mempengaruhi dalam pemecahan masalah tersebut. Tujuannya ada faktor manusia adalah dapat mengumpulkan informasi dan menggunakan informasi dengan baik, serta sangat mendukung jalannya suatu sistem yang akan digunakan.

E. DAFTAR PUSTAKA

-    Google web browser

- Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Jakarta, 2007.

           

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN ( tugas pribadi softskill )

A.ABSTRAKSI

                Model sistem umum (general system model) perusahaan memberikan pola yang tepat untuk menganalisa organisasi. Model tersebut menunjukkan elemen-elemen yang harus ditampilkan. Dengan cara yang sama, model delapan elemen lingkungan perusahaan menyediakan cara yang tepat untuk menangani kompleksitas perusahaan dalam interaksinya dengan lingkungan.

            Kita melihat bahwa perusahaan adalah sistem fisik yang dikelola menggunakan sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, dimana perusahaan berinteraksi dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk atau jasa, dan mengembalikan produk hasil olahan ke lingkungannya.

B. PENDAHULUAN

                Perusahaan yang melakukan bisnis global membutuhkan koordinasi khusus dan diperoleh melalui penggunaan informasi. Sumber daya informasi perusahaan meliputi perangkat keras, perangkat lunak, ahli informasi, pengguna, fasilitas, database, dan informasi. Informasi harus memenuhi empat dimensi, yaitu relevansi, akurasi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.

            Tugas manajemen informasi mengalami perubahan secara terus-menerus. Perusahaan menggunakan informasi sejak tahun 1950-an. Format data dan teknik penyimpanan telah berubah, meski demikian data-data yang telah ada sebelumnya dari sistem warisan (legacy system) memberikan masukkan yang berharga bagi tren perkembangan bisnis dan operasinya. Dalam sistem lama, yang biasa disimpan hanya teks dan gambar, tetepi dalam sistem informasi masa kini, gambar merupakan bagian yang penting untuk disertakan. Perbedaan tajamnya, manajemen informasi memahami bahwa dimiliki oleh perusahaan. Manajemen pengetahuan (knowledge management) diperlukan untuk mengatur, mengakses, serta mengolah data dan informasi perusahaan untuk pengambilan keputusan.

            Perusahaan multinasional dengan orientasi pasar dunia menghadapi tantangan dalam mengkoordinasikan operasional perusahaannya, tantangan yang berbeda dibandingkan bila perusahaan hanya berorientasi pada pasar domestik saja. Empat strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi hal ini, yaitu pengontrolan desentralisasi (decentralized control), pengontrolan terpusat (centralized expertise). Masing-masing strategi memerlukan ketentuan yang berbeda dari sistem informasi perusahaan.

Para eksekutif perusahaan membuat perencanaan strategis untuk seluruh organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi mengidentifikasi tujuan yang harus dicapai oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang, dan sumber daya informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

C. PEMBAHASAN

                Model umum sistem perusahaan membantu kita memahami pentingnya lingkungan diluar perusahaan. Keberadaan perusahaan berfugsi sebagai penyedia produk atau jasa yang dibutuhkan oleh lingkungannya. Sebaliknya, perusahaan juga tidak dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungan.

            Lingkungan satu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan lainnya. Sebagai contoh, bank mempunyai lingkungan yang berbeda jika dibandingkan dengan toko peralatan olahraga. Namun demikian, kita bisa tetap bisa mengenali delapan jenis elemen utama yang ada pada lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi-organisasi dan individu-individu yang berada di luar perusahaan yang memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang luas, yang disebut masyarakat (society).

            Pemasok, disebut juga vendor, menyediakan material, mesin, pekerja, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pengguna saat ini dan calon pengguna. Serikat pekerja adalah organisasi tenaga kerja terampil maupun tidak terampil yang bekerja pada berbagai industri dan perdagangan. Komunitas keuangan (financial community) terdiri dari lembaga-lembaga yang berpengaruh pada sumber daya uang yang memungkinkan bagi perusahaan serta perusahaan-perusahaan investasi.

            Pemegang saham atau pemilik adalah orang yang menanamkan modal di perusahaan dan berperan sebagai pemilik dari perusahaan. Pesaing adalah organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan untuk memperebutkan bangsa pasar. Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, penyediaan informasi, dan pemberian dana bantuan. Komunitas global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya pada computer global dengan memerhatikan kelestarian lingkungan hidup, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup, dan beroperasi sesuai dengan etika yang berlaku di lingkungan tersebut.

Aliran Sumber Daya Lingkungan

            Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungannya melalui aliran sumber daya. Beberapa jenis sumber daya bergerak lebih sering daripada sumber daya lainnya. Umumnya aliran yang sering terjadi adalah aliran informasi dari pelanggan, aliran material ke pelanggan, aliran uang ke pemegang saham, aliran mesin dari pemasok, dan aliran pegawai (lembaga pendidikan, agen tenaga kerja), dan juga komunitas global serta organisasi-organisasi buruh. Aliran yang jarang terjadi diantaranya, aliran uang dari pemerintah (seperti dana penelitian), aliran material ke pemasok (pengembalian pembelian), dan aliran pegawai ke pesaing (pembajakan pegawai oleh perusahaan lain).

            Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungannya. Contohnya, mesin tidak akan mengalir dari perusahaan ke pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak akan mengalir ke serikat pekerja. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi, dan perusahaan berusaha untuk membuat hubungan aliran satu arah dengan pesaing, yaitu dari pesaing ke perusahaan. 

Dimensi Keunggulan Kompetitif

            Keunggulan kompetitif dapat diwujudkan dalam bentuk keunggulan-keunggulan di bidang strategis, taktikal, dan operasional. Pada tingkat manajerial tertinggi, tingkat strategis, arah tujuan sistem informasi dapat mengubah arah perusahaan. Pada tingkat taktikal, manajer dapat memberi batasan bagaimana perencanaan strategis di implementasikan. Pada tingkat operasional, manager dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai cara untuk memperoleh data dan mengolah informasi.

·         Keunggulan Strategis

Sistem informasi untuk keunggulan strategis mempunyai pengaruh yang mendasar terhadap bentuk operasional perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memutuskan untuk mengubah semua data yang dimiliki ke dalam database menggunakan interface standar sehingga database memungkinkan untuk digunakan bersama-sama dengan partner bisnis ataupun pelanggan. Database standar yang bisa di akses melalui web browser merupakan gambaran tentang pertukaran strategi dalam posisi perusahaan.

·         Keunggulan Taktikal

Keunggulan taktikal didefinisikan sebagai metode membuat dan menyempurnakan strategi menggunakan cara yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang digunakan para pesaing. Sebagai contoh, meningkatkan pelayanan pada para pelanggan. Semua perusahaan ingin memuaskan para pelanggannya, sebab tingkat kepuasan pelanggan menentukan apakah pelanggan tersebut akan mengulangi transaksinya atau tidak pada perusahaan sama.

·         Keunggulan Operasional

Keunggulan operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Dalam hal ini, sistem informasi berhubungan langsung dengan proses-proses tersebut.

Tantangan Persaingan Global

            Pada tahun-tahun awal penggunaan komputer, perusahaan-perusahaan pada umumnya memfokuskan perhatian pada komunitas lokal untuk memenuhi kebutuhan para pelanggannya. Pandangan ini perlahan-lahan berubah dengan melihat dunia sebagai pasar yang menjanjikan. Pemain besar dalam arena global ini dinamakan perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC).

            Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi dengan lintas produk, pasar, bangsa dan budaya yang luas. MNC terdiri dari perusahaan induk (parent company) dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan ini tersebar secara geografis dan masing-masing mempunyai tujuan, kebijakan, dan prosedure sendiri-sendiri yang mungkin berbeda satu sama lainnya.

Perencanaan Strategi Perusahaan

            Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya menjadi komite eksekutif (executive committee), seluruh anggota kelompok inilah yang bertanggung jawab terhadap perencanaan strategis perusahaan. Kelompok ini minimal terdiri dari direktur dan wakil direktur di setiap area bisnis. Kelompok ini menjadwalkan pertemuan perencanaan tahunan perusahaan, di mana anggota kelompok saling bertukar ide mengenai apa saja yang ingin dicapai perusahaan dalam satu tahun mendatang.

            Dengan perencanaan ini, kelompok eksekutif memonitor kinerja tahunan dan mengambil tindakan yang sesuai. Dalam beberapa kasus, perencanaan dapat dimodifikasi untuk menggambarkan perubahan situasi. Kelompok ini juga dapat membuat keputusan untuk memastikan tercapainya perencanaan.

Strategis Bisnis Global

            MNC mengikuti perencanaan strategis umum sama seperti yang dilakukan perusahaan yang membatasi aktivitasnya pada pasar lokal mengikuti pola seperti telah yang disebutkan sebelumnya. Namun, MNC mempunyai tugas lain yaitu menggabungkan dan menyesuaikan perencanaan strategisnya dengan peranan informasi agar keduanya dapat dijalankan cabang-cabang perusahaan sesuai dengan yang diharapkan.

            Bagi beberapa MNC, masuk ke pasar internasional merupakan suatu pengalaman baru. Bagi yang lainnya hal ini adalah kelanjutan dari filsafat manajemen yang telah mempengaruhi perusahaan semenjak keberadaannya. Raksasa-raksasa industri, seperti Procter and Gamble, Unilever, Nestle, Honda, dan IBM telah lama memiliki fokus global. Peneliti SIM Christhoper Bartlett dan Sumantra Ghoshal telah mengidentifikasi empat strategi dasar yang dapat diikuti MNC dalam penggunaan informasi untuk mengkoordinasikan kegiatan antara kantor pusat dan cabangnya. Strategi ini bervariasi dalam hal sentralisasi dan desentralisasi kontrol, dan pembagian keahlian.    

D. KESIMPULAN

            Dua jenis Sumber daya mengalir dalam model sistem umum perusahaan fisik dan konseptual. Mekanisme umpan balik memungkinkan aliran sumber daya konseptual (data, informasi, dan keputusan) berhubungan dengan sistem fisik melalui mekanisme pengontrolan. Mekanisme pengontrolan terdiri dari standar, manajemen, dan pengolah informasi (information processor).

            Sistem informasi dapat menggambarkan aktifitas dari tiga tingkatan manajerial utama perusahaan, yaitu tingkat strategis, manajerial, dan operasional. Cara ini dapat meningkatkan penjualan, pada saat yang bersamaan juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bila ketiga tingkatan tersebut bekerja dengan arah yang sama maka potensi untuk mendapat keuntungan terbesar dapat tercapai.

            Perusahaan yang melakukan bisnis skala global dinamakan perusahaan multinasional. Perusahaan tersebut memerlukan pengolahan informasi yang khusus untuk kepentingan koordinasi. Koordinasi yang baik pada gilirannya akan memberikan kontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.

            Teknologi informasi berubah dengan cepat, konsekuensinya data yang diperoleh dengan menggunakan sistem lama mungkin tidak sesuai lagi denagn teknologi yang digunakan saat ini. Karena sistem tersebut dapat memberikan data sejarah perusahaan yang penting diketahui. Kadang-kadang sistem lama tidak dapat memberikan data dalam bentuk digital.

Strategi keahlian terpusat menempatkan berbagai keahlian di perusahaan induk, tetapi keahlian tersebut dapat juga dimanfaatkan oleh anak perusahaan. Kontrol tersentralisasi dan keahlian terdesentralisasi merupakan strategi paling kompleks dalam hal aliran sumber daya dari satu titik ke titik yang lain.

E. DAFTAR PUSTAKA

            Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Jakarta, 2007.