A.ABSTRAKSI
Dalam pendekatan sistem diterapkan untuk menghadapi masalah dalam perkembangan sistem dan hal ini dinamakan siklus hidup perkembangan sistem. Pengembangan sistem sangat mahal, baik yang berkaitan dengan uang maupun waktu. Oleh karena itu, proses harus dikelola dengan baik. Para eksekutif tingkat tinggi perusahaan memberikan pendapat dan pandangannya bahkan berpartisipasi bersama steering committee (komite pengendali) yang mengawasi dan mengendalikan berlangsungnya proyek. Setiap proyek dikelola oleh seorang pemimipin proyek. Beberapa sarana yang digunakan untuk menunjang manajemen proyek, seperti laporan memungkinkan para eksekutif, manajer, dan pengembang memastikan proyek berjalan sesuai dengan yang di inginkan.
B.PENDAHULUAN
Baik para manajer dan pengembang sistem dapat menerapkan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah. Pendekatan ini terdiri dari tiga fase persiapan, fase definisi, dan fase solusi. Di dalam setiap fase terdapat suatu urutan langkah-langkah. Upaya persiapan terdiri dari mengamati perusahaan sebagai sistem, mengenali sistem lingkungan, dan mengidentifikasi subsistem perusahaan tersebut. Upaya definisi meliputi pengalihan dari suatu sistem ke subsistem dan menganalisasi komponen sistem dalam suatu urutan tertentu. Upaya solusi melibatkan identifikasi solusi alternatif, mengevaluasi solusi alternatif, dan memiih satu yang terbaik. Kemudian solusi di implementasikan dan dilanjutkan dengan tindakan untuk memastikan bahwa masalah dapat dipecahkan.
Pada pemahaman dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dijelaskan bahwa betapa pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Dan betapa pentingnya pula bahwa dalam pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Serta pada tahapan pemecahan masalah dengan menggunakan pendekatan sistem itu bahwasannya manajer mengidentifikasi berbagai cara untuk memecahkan permasalahan yang sama adalah dengan upaya persiapan, definisi, dan solusi. Dan pada faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah adalah dari gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
C.PEMBAHASAN
PENDEKATAN.SISTEM
Proses-proses pemecahan masalah secara sistematis pertama kali dikembangkan oleh John Dewey, professor filsafat di University of Columbia sekitar satu abad yang lalu. Pada 1910, John Dewey menerbitkan bukunya yang mengidentifikasikan tiga seri pertimbangan yang perlu dilibatkan untuk memutuskan suatu kontroversi atau masalah yang mengundang perbedaan pendapat, Pertimbangan tersebut adalah :
Proses-proses pemecahan masalah secara sistematis pertama kali dikembangkan oleh John Dewey, professor filsafat di University of Columbia sekitar satu abad yang lalu. Pada 1910, John Dewey menerbitkan bukunya yang mengidentifikasikan tiga seri pertimbangan yang perlu dilibatkan untuk memutuskan suatu kontroversi atau masalah yang mengundang perbedaan pendapat, Pertimbangan tersebut adalah :
1. Mengenali kontroversi
2. Mempertimbangkan berbagai alternatif pendapat
3. Membentuk penilaian
2. Mempertimbangkan berbagai alternatif pendapat
3. Membentuk penilaian
Dewey tidak menggunakan istilah “pendekatan sistem” , tetapi ia mengenali tahapan-tahapan yang selalu ada dalam proses pemecahan masalah. Dimulai dengan munculnya masalah, kemudian mempertimbangkan berbagai cara alternatif untuk memecahkannya, dan akhirnya memilih solusi yang terbaik. Selama bertahun-tahun, kerangka kerja Dewey tidak dimanfaatkan, tetapi akhir 1960 dan awal 1970 ketertarikan terhadap pemecahan masalah secara sistematis semakin kuat. Kerangka kerja ini kemudian menjadi pendekatan sistem (system approach), yaitu sistem urutan pemecahan masalah dengan langkah pertama masalah dipahami terlebih dahulu, langkah kedua mempertimbangkan berbagai solusi alternatif, dan langkah ketiga memilih solusi terbaik.
PEMAHAMAN DASAR PEMECAHAN MASALAH DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
- Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.
- Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
- Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
- Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
- Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
- Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
- Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.
Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala, yaitu :
1. Kendala intern dapat berupa SD yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
STRUKTUR MASALAH
1. Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
- Masalah adalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.
- Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
- Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
- Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
- Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
- Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
- Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.
Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala, yaitu :
1. Kendala intern dapat berupa SD yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dll.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.
STRUKTUR MASALAH
1. Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
2. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
3. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen – elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
- Usaha persiapan : mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi : mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi : mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah, diantaranya yaitu :
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah), diantaranya yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
- Usaha persiapan : mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi : mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
- Usaha solusi : mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah, diantaranya yaitu :
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah), diantaranya yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian sistem dalam suatu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
• Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar, dalam hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah, diantaranya yaitu :
- Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
• Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dapat menunjukkan salah satu dari 2 gaya yang mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia, diantaranya yaitu :
1. Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
2. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
• Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah, diantaranya yaitu :
- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
• Merasakan masalah (problem solving styles)
Manajer dapat dibagi dalam 3 kategori dasar, dalam hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah, diantaranya yaitu :
- Penghindar masalah (problem avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
- Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
- Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
• Mengumpulkan informasi (information-gathering styles)
Manajer dapat menunjukkan salah satu dari 2 gaya yang mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia, diantaranya yaitu :
1. Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
2. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
• Menggunakan informasi (information-using styles)
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah, diantaranya yaitu :
- Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
- Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
D. KESIMPULAN
Dalam pendekatan sistem pasti ada upaya-upaya yang dapat menganalisasi komponen-komponen tertentu, yaitu berupa tahapan-tahapan pemecahan masalah yang dapat mengidentifikasi pada orientasi sistem. Dan akhirnya mendapatkan solusi yang terbaik. Disamping itu, terdapat pula faktor manusia yang mempengaruhi dalam pemecahan masalah tersebut. Tujuannya ada faktor manusia adalah dapat mengumpulkan informasi dan menggunakan informasi dengan baik, serta sangat mendukung jalannya suatu sistem yang akan digunakan.
E. DAFTAR PUSTAKA
- Google web browser
- Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Jakarta, 2007.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar