A.ABSTRAKSI
Model sistem umum (general system model) perusahaan memberikan pola yang tepat untuk menganalisa organisasi. Model tersebut menunjukkan elemen-elemen yang harus ditampilkan. Dengan cara yang sama, model delapan elemen lingkungan perusahaan menyediakan cara yang tepat untuk menangani kompleksitas perusahaan dalam interaksinya dengan lingkungan.
Kita melihat bahwa perusahaan adalah sistem fisik yang dikelola menggunakan sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, dimana perusahaan berinteraksi dengan lingkungannya. Perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk atau jasa, dan mengembalikan produk hasil olahan ke lingkungannya.
B. PENDAHULUAN
Perusahaan yang melakukan bisnis global membutuhkan koordinasi khusus dan diperoleh melalui penggunaan informasi. Sumber daya informasi perusahaan meliputi perangkat keras, perangkat lunak, ahli informasi, pengguna, fasilitas, database, dan informasi. Informasi harus memenuhi empat dimensi, yaitu relevansi, akurasi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.
Tugas manajemen informasi mengalami perubahan secara terus-menerus. Perusahaan menggunakan informasi sejak tahun 1950-an. Format data dan teknik penyimpanan telah berubah, meski demikian data-data yang telah ada sebelumnya dari sistem warisan (legacy system) memberikan masukkan yang berharga bagi tren perkembangan bisnis dan operasinya. Dalam sistem lama, yang biasa disimpan hanya teks dan gambar, tetepi dalam sistem informasi masa kini, gambar merupakan bagian yang penting untuk disertakan. Perbedaan tajamnya, manajemen informasi memahami bahwa dimiliki oleh perusahaan. Manajemen pengetahuan (knowledge management) diperlukan untuk mengatur, mengakses, serta mengolah data dan informasi perusahaan untuk pengambilan keputusan.
Perusahaan multinasional dengan orientasi pasar dunia menghadapi tantangan dalam mengkoordinasikan operasional perusahaannya, tantangan yang berbeda dibandingkan bila perusahaan hanya berorientasi pada pasar domestik saja. Empat strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi hal ini, yaitu pengontrolan desentralisasi (decentralized control), pengontrolan terpusat (centralized expertise). Masing-masing strategi memerlukan ketentuan yang berbeda dari sistem informasi perusahaan.
Para eksekutif perusahaan membuat perencanaan strategis untuk seluruh organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi mengidentifikasi tujuan yang harus dicapai oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang, dan sumber daya informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
C. PEMBAHASAN
Model umum sistem perusahaan membantu kita memahami pentingnya lingkungan diluar perusahaan. Keberadaan perusahaan berfugsi sebagai penyedia produk atau jasa yang dibutuhkan oleh lingkungannya. Sebaliknya, perusahaan juga tidak dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungan.
Lingkungan satu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan lainnya. Sebagai contoh, bank mempunyai lingkungan yang berbeda jika dibandingkan dengan toko peralatan olahraga. Namun demikian, kita bisa tetap bisa mengenali delapan jenis elemen utama yang ada pada lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi-organisasi dan individu-individu yang berada di luar perusahaan yang memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang luas, yang disebut masyarakat (society).
Pemasok, disebut juga vendor, menyediakan material, mesin, pekerja, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pengguna saat ini dan calon pengguna. Serikat pekerja adalah organisasi tenaga kerja terampil maupun tidak terampil yang bekerja pada berbagai industri dan perdagangan. Komunitas keuangan (financial community) terdiri dari lembaga-lembaga yang berpengaruh pada sumber daya uang yang memungkinkan bagi perusahaan serta perusahaan-perusahaan investasi.
Pemegang saham atau pemilik adalah orang yang menanamkan modal di perusahaan dan berperan sebagai pemilik dari perusahaan. Pesaing adalah organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan untuk memperebutkan bangsa pasar. Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, penyediaan informasi, dan pemberian dana bantuan. Komunitas global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya pada computer global dengan memerhatikan kelestarian lingkungan hidup, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup, dan beroperasi sesuai dengan etika yang berlaku di lingkungan tersebut.
Aliran Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungannya melalui aliran sumber daya. Beberapa jenis sumber daya bergerak lebih sering daripada sumber daya lainnya. Umumnya aliran yang sering terjadi adalah aliran informasi dari pelanggan, aliran material ke pelanggan, aliran uang ke pemegang saham, aliran mesin dari pemasok, dan aliran pegawai (lembaga pendidikan, agen tenaga kerja), dan juga komunitas global serta organisasi-organisasi buruh. Aliran yang jarang terjadi diantaranya, aliran uang dari pemerintah (seperti dana penelitian), aliran material ke pemasok (pengembalian pembelian), dan aliran pegawai ke pesaing (pembajakan pegawai oleh perusahaan lain).
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungannya. Contohnya, mesin tidak akan mengalir dari perusahaan ke pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak akan mengalir ke serikat pekerja. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi, dan perusahaan berusaha untuk membuat hubungan aliran satu arah dengan pesaing, yaitu dari pesaing ke perusahaan.
Dimensi Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat diwujudkan dalam bentuk keunggulan-keunggulan di bidang strategis, taktikal, dan operasional. Pada tingkat manajerial tertinggi, tingkat strategis, arah tujuan sistem informasi dapat mengubah arah perusahaan. Pada tingkat taktikal, manajer dapat memberi batasan bagaimana perencanaan strategis di implementasikan. Pada tingkat operasional, manager dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai cara untuk memperoleh data dan mengolah informasi.
· Keunggulan Strategis
Sistem informasi untuk keunggulan strategis mempunyai pengaruh yang mendasar terhadap bentuk operasional perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memutuskan untuk mengubah semua data yang dimiliki ke dalam database menggunakan interface standar sehingga database memungkinkan untuk digunakan bersama-sama dengan partner bisnis ataupun pelanggan. Database standar yang bisa di akses melalui web browser merupakan gambaran tentang pertukaran strategi dalam posisi perusahaan.
· Keunggulan Taktikal
Keunggulan taktikal didefinisikan sebagai metode membuat dan menyempurnakan strategi menggunakan cara yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang digunakan para pesaing. Sebagai contoh, meningkatkan pelayanan pada para pelanggan. Semua perusahaan ingin memuaskan para pelanggannya, sebab tingkat kepuasan pelanggan menentukan apakah pelanggan tersebut akan mengulangi transaksinya atau tidak pada perusahaan sama.
· Keunggulan Operasional
Keunggulan operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Dalam hal ini, sistem informasi berhubungan langsung dengan proses-proses tersebut.
Tantangan Persaingan Global
Pada tahun-tahun awal penggunaan komputer, perusahaan-perusahaan pada umumnya memfokuskan perhatian pada komunitas lokal untuk memenuhi kebutuhan para pelanggannya. Pandangan ini perlahan-lahan berubah dengan melihat dunia sebagai pasar yang menjanjikan. Pemain besar dalam arena global ini dinamakan perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC).
Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi dengan lintas produk, pasar, bangsa dan budaya yang luas. MNC terdiri dari perusahaan induk (parent company) dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan ini tersebar secara geografis dan masing-masing mempunyai tujuan, kebijakan, dan prosedure sendiri-sendiri yang mungkin berbeda satu sama lainnya.
Perencanaan Strategi Perusahaan
Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya menjadi komite eksekutif (executive committee), seluruh anggota kelompok inilah yang bertanggung jawab terhadap perencanaan strategis perusahaan. Kelompok ini minimal terdiri dari direktur dan wakil direktur di setiap area bisnis. Kelompok ini menjadwalkan pertemuan perencanaan tahunan perusahaan, di mana anggota kelompok saling bertukar ide mengenai apa saja yang ingin dicapai perusahaan dalam satu tahun mendatang.
Dengan perencanaan ini, kelompok eksekutif memonitor kinerja tahunan dan mengambil tindakan yang sesuai. Dalam beberapa kasus, perencanaan dapat dimodifikasi untuk menggambarkan perubahan situasi. Kelompok ini juga dapat membuat keputusan untuk memastikan tercapainya perencanaan.
Strategis Bisnis Global
MNC mengikuti perencanaan strategis umum sama seperti yang dilakukan perusahaan yang membatasi aktivitasnya pada pasar lokal mengikuti pola seperti telah yang disebutkan sebelumnya. Namun, MNC mempunyai tugas lain yaitu menggabungkan dan menyesuaikan perencanaan strategisnya dengan peranan informasi agar keduanya dapat dijalankan cabang-cabang perusahaan sesuai dengan yang diharapkan.
Bagi beberapa MNC, masuk ke pasar internasional merupakan suatu pengalaman baru. Bagi yang lainnya hal ini adalah kelanjutan dari filsafat manajemen yang telah mempengaruhi perusahaan semenjak keberadaannya. Raksasa-raksasa industri, seperti Procter and Gamble, Unilever, Nestle, Honda, dan IBM telah lama memiliki fokus global. Peneliti SIM Christhoper Bartlett dan Sumantra Ghoshal telah mengidentifikasi empat strategi dasar yang dapat diikuti MNC dalam penggunaan informasi untuk mengkoordinasikan kegiatan antara kantor pusat dan cabangnya. Strategi ini bervariasi dalam hal sentralisasi dan desentralisasi kontrol, dan pembagian keahlian.
D. KESIMPULAN
Dua jenis Sumber daya mengalir dalam model sistem umum perusahaan fisik dan konseptual. Mekanisme umpan balik memungkinkan aliran sumber daya konseptual (data, informasi, dan keputusan) berhubungan dengan sistem fisik melalui mekanisme pengontrolan. Mekanisme pengontrolan terdiri dari standar, manajemen, dan pengolah informasi (information processor).
Sistem informasi dapat menggambarkan aktifitas dari tiga tingkatan manajerial utama perusahaan, yaitu tingkat strategis, manajerial, dan operasional. Cara ini dapat meningkatkan penjualan, pada saat yang bersamaan juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Bila ketiga tingkatan tersebut bekerja dengan arah yang sama maka potensi untuk mendapat keuntungan terbesar dapat tercapai.
Perusahaan yang melakukan bisnis skala global dinamakan perusahaan multinasional. Perusahaan tersebut memerlukan pengolahan informasi yang khusus untuk kepentingan koordinasi. Koordinasi yang baik pada gilirannya akan memberikan kontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.
Teknologi informasi berubah dengan cepat, konsekuensinya data yang diperoleh dengan menggunakan sistem lama mungkin tidak sesuai lagi denagn teknologi yang digunakan saat ini. Karena sistem tersebut dapat memberikan data sejarah perusahaan yang penting diketahui. Kadang-kadang sistem lama tidak dapat memberikan data dalam bentuk digital.
Strategi keahlian terpusat menempatkan berbagai keahlian di perusahaan induk, tetapi keahlian tersebut dapat juga dimanfaatkan oleh anak perusahaan. Kontrol tersentralisasi dan keahlian terdesentralisasi merupakan strategi paling kompleks dalam hal aliran sumber daya dari satu titik ke titik yang lain.
E. DAFTAR PUSTAKA
Raymond McLeod,Jr dan George P.Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Indeks, Jakarta, 2007.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar